Lessünk be híres emberek illetve szakemberek eszköztárába, hogy milyen módszerre esküsznek, és merítsünk tőlük a saját eszköztárunk és hatékonyságunk pellengérezéséhez, hogy ügyesebb tervezők legyünk. A cikk az (Év)tervezés másképpen online kurzus egyik leckéjének szerkesztett változata. A kurzusban számos rendhagyó leckét találsz az időmenedzsment technikáktól kezdve az önismereten át a rajzos feladatokig.
1. A mikroteendők iktatása – 2 PERCES SZABÁLY GTD – David Allen
Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt, hogy még tennivalód van. Ebből rengeteg van egy sima hétköznap során. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.
A 2 perces szabály a GTD módszertan egyik aranytojása (a GTD-vel bővebben foglalkozunk a Hatékonyabb énem kurzusban).
Gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből. Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat: ha bejön egy új inputként egy feladat (jön egy mail), ötlet (eszedbe jut valami), akkor AZONNAL dönts a sorsáról!
- Ha belefér 2 percbe az elvégzése,
- akkor tedd meg te azonnal!
- vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
- vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
- Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
- vagy pihentesd, tehát ne foglalkozz vele egyelőre, ha fontos lesz, ismét elő fog jönni,
- vagy írd ki egy ötletek vagy feladat listára, ahova gyűjtheted a többi hasonló “jó ötlet, de nem most, mert nem fontos” teendő mellett
- vagy ha egyik sem, akkor kukába vele, töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.
Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól. Túl egyszerűen hangzik? Pont ez a lényeg, így biztosan be tudod építeni az életedbe! Csak kérdezd meg magadtól, amikor halogatnál egy mikroteendőt: “Belefér 2 percbe az elvégzése?“. A többit már tudod!
“Az emberek által érzett stressz nagy része nem abból fakad, hogy túl sok dolguk van, inkább abból, hogy nem fejezik be, amit elkezdtek. (…) Minden cselekvés felét az teszi ki, amikor elkezdjük.”
DAVID ALLEN, produktivitás tanácsadó, szerző, a GTD-módszer kitalálója
2. Különféle nézőpontok megvizsgálása – Walt Disney színes szobái
Disney a kreatív munka gyakorlatában három külön szobát használt a különböző munkafázisokban, hogy fizikailag és mentálisan is különféle nézőpontok alapján lásson át dolgokat és ennek megfelelően tervezhessen.
- Az első szoba a fantázia, a korlátok nélküli ötletek szobája volt. Itt elhangozhatott bármi, minden ötlet értékes és érdekes volt, csak úgy repkedtek az ötletek, sziporkáztak az alkotók. Ez egy igazán rendhagyó és izgalmas szoba volt.
- A másik szobában azt vizsgálták, hogy az előző szakaszban született ötletek hogyan működnek történésként, storyboard formájában illetve hogyan illenek a figurák karaktereihez.
- A harmadik szobában, az un. “izzasztószobában” a teljes stáb jelen volt, hogy darabokra cincálják az ötleteket. Közülük azok az ötletek, amelyek túlélték kritikát, mehetek vissza az első szobába finomhangolásra.
És következett a teljes kör ismét, amíg az ötleteket produkcióra alkalmassá nem nyilvánították. Magát a módszert egyébként Robert Dilts írta le Walt Disney munkájának elemzése közben.
A Disney-módszer azért hasznos, mert elválasztja egymástól és koordinálja három megközelítési módot. Erre azért van szükség, mert mindannyiunkban jelen van az álmodozó a realista és a kritikus, de ezeket a nézőpontokat önmagunk általában nehezen használjuk eredményesen, összehangoltan.
Három szoba, három színes szemüveg
Disney stratégiája jól alkalmazható a tervezésen kívül is, például, ha kreativitásra szeretnéd bírni a csapatodat, ha van egy ötleted, de az álmaid nehezen összeegyeztethetőek a realitással, ha szeretnéd az ötleteidet tesztelni, mielőtt gyakorlatba ülteted, illetve ha bármilyen kihívás előtt állsz és több szemszögből szeretnéd megvizsgálni a helyzetet.
Álmodó
Az álmodó szemszöge nagyon nyitott, mindenféle ötlet, elképzelés belefér, nem foglalkozik a megvalósíthatósággal, az nem az ő dolga. Szárnyaljon szabadon a képzelet. Milyen ötleteid vannak egy téged éppen foglalkoztató problémára? Jöjjön mind!
Ha meg tudtad álmodni, meg is tudod tenni!
Walt Disney
Realista
Miután eleget szárnyalt a képzeleted, ideje megnézni a valóság talaján, hogy vajon mely ötletek igazán értékesek és megvalósíthatóak. Kék szemüveget fel! Nézd meg az ötleteket realista szemmel az alábbi kérdések segítségével:
- Mi történne, ha az álom valósággá válna?
- Ez az egyetlen megoldás?
- Ez a legjobb megoldás?
- Én ezt akarom?
- Miért olyan fontos nekem, miért tetszik?
- Mit nyernék ezzel az ötlettel, amit a többivel nem tudnék?
Álmok, ötletek és tervek. Nem azért vannak, hogy elmenekülj a valóság elől, hanem azért, hogy célokat adjon, okot a továbblépésre.
Walt Disney
Kritikus
Eddig teret adtunk a lehetőségeknek és a sok ötletnek, majd kiválogattuk belőle, hogy reálisan mi megvalósítható. Most pedig pillantsunk rá a kritikus szemüvegén keresztül, hogy csak az igazán értékes ötlet maradjon fent a rostán.
Teszteld az ötletet kritikus szemmel az alábbi kérdések segítségével:
- Milyen feltételezéseim vannak?
- Milyen bizonyítékaim, forrásaim vannak, amelyek támogatják a felvetésemet? (vélemény vagy tény, milyen források, milyen egyéb magyarázatok vannak stb.)
- Mivel lehetne jól illusztrálni az ötletemet?
- Milyen egyedi lehetőség rejlenek az ötletben?
- Milyen következtetést tudok levonni az ötlet megvalósításából?
Hiszek az inkubálódásban, hogy hagyjuk érlelni a problémát, viszont most nézzük meg a másik oldalt, a szűk kereteket, az időnyomást, hiszen az is lehet igencsak kreativitást serkentő. Most ülj le a füzeted elé, és jöhetnek az ötletek. Kezdd az Álmodóval, majd jöjjön elő a realista éned, végül a legnagyobb kritikusod, ez legyen a sorrend.
A különbség a győzelemhez vagy a vereséghez vezető út között leggyakrabban az, hogy abbahagyod-e vagy sem.
Walt Disney
3. 168in24 – Laura Vanderkam technikája
Az író, munka-magánélet egyensúly és produktivitás szakértő Laura Vanderkam 168 órában, azaz egy hétben gondolkodik. Egy héten 168 óra van, ebből 40 órát dolgozik, napi 8 órát alszunk, tehát durván 72 óránk marad, bármilyen más tevékenységre. A heti felosztás kevesebb stresszt helyez a nyakunkba, hiszen nem teremthető meg minden egyes nap a tökéletes egyensúly. Lesznek olyan napok, amikor tovább dolgozol, de más napokon visszakaphatod azt az időt. Éppen ezért a technikájába inkább irányelvek tartoznak, mintsem kőbevésett képlet.
Előre tervezd meg a következő hetedet!
A péntek délutáni vagy a hétvégi tervezés tökéletes módszer, hiszen van időd visszatekinteni az elmúlt hétre, és a rákövetkező hétre is. Megtervezheted a bevásárlást, a családi programot, ha home office-ban dolgozol, akkor feloszthatod a munkaóráidat is. Ez a módszer azért hasznos, mert így az egész hétvége előtted áll, és nem kell aggódnod a jövő héten.
Határozd meg a munkaidődet
Ha home office-ban dolgozol, akkor az időgazdálkodás, kiemelten fontos témakör, és bizony fontos, hogy felállítsuk a határainkat. Ilyen határ lehet a munkaidő meghatározása, vagy néhány irányelv, saját szabály meghozása. Ilyen lehet például az, hogy délután 6 után már nem nyitod meg az e-mailedet és azokra az értesítésekre, amelyek 18:00 után érkeznek, csak másnap reggel válaszolsz. Továbbá találj ki egy kicsekkolód rituálét, aminek segítségével leteszed az aznapi munkát. Alakíts ki rituálékat azt illetően, hogyan végződjön egy napod. Ez lehet akár pár sor, hogy mivel végeztél az adott napon, találd ki neked mi működik, és tartsd magad hozzá.
Maradj fókuszált!
Ahelyett, hogy figyelmed állandóan ide – oda ugrál, próbálj meg egyszerre, egy dologra fókuszálni. Ha kell, állíts órát (lásd Pomodoro módszer). Ne ellenőrizd állandó jelleggel az e-maileket, vagy a bejövő üzeneteket, hiszen ezzel csak szétszóródik a figyelmed. Legyen egy adott idő intervallum, amikor üzenetekre és e-mailekre válaszolsz, ezáltal sokkal összeszedettebb válaszokat adhatsz, instant üzenetek helyett. A Pomodoró-módszer Francesco Cirillo módszere, aki az időt 25 perces blokkokra bontja, hiszen a fókuszált figyelem, nagyjából eddig tartható fent. A módszer lényege, hogy kiiktassa azokat a külső és belső zavaró tényezőket, melyek esetlegesen megzavarhatják a munkafolyamatot. 25 perc után, tarts mindig 5 perc szünetet. A módszerre ma már számos program és applikáció épül, van a Chrome-ba is beépíthető app.
Figyelj a saját életritmusodra is!
Különbözőek vagyunk, ebből fakadóan az életritmusunk is teljesen eltérő, ezért legjobb, ha a saját ritmusodra hangolódsz. Ehhez hasznos cikk lehet ez: MIKOR KREATÍV A KORÁN KELŐ PACSIRTA ÉS A KÉSŐN FEKVŐ BAGOLY? TESZT!
Sok izgalmas technika mellett további 2 profi tervezői módszert ismerhetsz meg az Évtervezés másképpen kurzusban.
Hajrá a hatékonyabb éned felé vezető úton!
Leadfotó: Behance – Beuren Studio
Kreativitás a fókuszban – előadások, céges tréningek, online kurzusok, egyéni- és csapatfejlesztés változatos témakörökben, más nézőpontokból. Rendhagyó módszerek, érdekes témák, egyedi önismereti- és fejlesztési technikák. Részletek: evaszlafkai.hu
Találd meg a neked való kurzust és fejleszd magad kreatívan!
