Halogatunk, késünk, elúszunk a feladatokkal vagy éppen frusztrálóan túlszervezettek vagyunk. Folyamatosan keressük a hatékony időmenedzsment módszer titkát, és talán most egy lépéssel közelebb juthatunk hozzá. Ráadásul csak 2 perc az egész… Íme a 2 perces szabály, a GTD módszer előszobája.
A világ soha nem lesz olyan lassú, mint ebben a pillanatban
A világ begyorsult, de brutálisan. Tipikus példa, hogy a mai The New York Times egy heti számában több információ zúdul ránk, mint a 19. században egy év alatt. De hozok egy még közelebbi példát.
Az elmúlt 72 órában több változást előidéző, feladatteremtő ingert tapasztaltunk meg, mint a szüleink 1 hónap vagy akár 1 év alatt.
Csoda, ha feladattengerben úszunk és időhiányban szenvedünk? Csoda, hogy túléljük, konkrétan. Nem vagyunk erre felkészülve, pláne felkészítve, tehát fel kell kötni a gatyát, mert a tempó ennél csak sokkal gyorsabb lesz. Napról napra.
Az egyik kedvenc időmenedzsment módszerem, a GTD-módszertan mindig nagy sikert arat, amikor beszélek róla. Nézzük meg egy-egy technika segítségével, amely a széleskörű GTD-eszköztár része. Ennél bővebben a Hatékonyabb énem – Időmenedzsment másként témájú Szikra kurzusban mesélek róla, illetve érdemes beszerezned David Allen – Hatékonyságnövelés stresszmentesen című könyvét is, ha belemélyednél a GTD titkaiba.
A hatékony munkairányítás 5 lépése
Ahhoz, hogy a tennivalóinkat kiegyensúlyozottan irányíthassuk, érdemes ezt az 5 lépést a napi rutinunk részévé tenni.
- RÖGZÍTSD, ami megragadja a figyelmed! Az ötletek és teendők esetében ez mehet noteszbe, dokumentumba, applikációba vagy éppen naplóba. Én a telefonomon lévő jegyzet eszközt vagy a Google keep-et használom, mert ez a leggyorsabb. Minden egyéb esetben ez azt jelenti, hogy felfogod ép ésszel, amit tapasztalsz, tudomást veszel a helyzetről.
- TISZTÁZD, hogy az egyes elemek mit jelentenek és mihez kezdj velük! Tehát azonnal értékeld a beérkező infót, feladatot (lásd a 2 perces szabály része).
- RENDSZEREZD az eredményeket, hogy lásd a lehetőségeidet!
- REFLEKTÁLJ, hogy mit kezdesz vele!
- CSELEKEDJ, vagyis valósítsd meg, ahogy eltervezted!
Hogyan néz ki ez egy hétköznapi helyzetben?
Mondjuk épp koncentráltan dolgozunk egy projekten és hívnak a munkahelyről egy másnapi meetinggel kapcsolatban. 1. A beszélgetés után jegyzeteld le a legfontosabb tudnivalókat, amelyek elhangzottak (rögzítés). 2. Döntsd el, hogy van-e most bármilyen teendőd, amivel elő kellene készülnöd másnapra. Itt kapcsolódik be a képbe a lejjebb is olvasható 2 perces szabály (tisztázás). 3. Ha van teendőd, döntsd el, hogy most kell vele foglalkoznod, vagy ha később, akkor iktasd be a naptárba, hogy mikor, illetve azt is döntsd el, hogy delegálsz-e valakinek feladatot, vagy te magad kellesz hozzá (rendszerezés). 4. Mivel az eredeti feladat, hogy másnap meeting, erre reflektálsz, hogy akkor mi a teendő, megvan-e minden infód hozzá, ami kell, hogy felkészült legyél, vagy be kell-e bármit még szerezned (reflektálás). 5. Elkezded az előbbiekben átgondoltak megvalósítását, ha van teendőd, és aztán visszatérsz az eredeti projektedhez (cselekvés).
“Gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből.”
– David Allen
GTD, hatékonyság tréner
Általában az első két lépésen véreznek el az emberek, mert mindent fejben akarnak tartani, nem írjak le vagy nem összegeznek és nem tisztáznak, nem hoznak(tudatos) döntéseket a cselekvés elkezdése előtt. Ezáltal lehetne pedig tisztábban látni a helyzetet és pánik vagy halogatás helyett az ellenőrzésünk alatt tartani.
Legyen szó új ötletekről, egyszerű teendőkről, vagy nem a számításaink szerint alakuló dologról, mindig ezt a sémát alkalmazzuk.
2 perces szabály, a GTD-módszertan jolly jokere a halogatás ellen
Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt, hogy még tennivalód van. Ebből rengeteg van egy sima hétköznap során. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.
Gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből.
Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat.
Ha bejön egy új inputként egy feladat (jön egy mail), ötlet (eszedbe jut valami), akkor AZONNAL dönts a sorsáról!
- Ha belefér 2 percbe az elvégzése, akkor tedd meg azonnal!
- Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
- vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
- vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
- vagy ha nem delegálod és nem is te akarod elvégezni, akkor kukába vele, töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.
Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól.
Túl gyakran halogatsz? Akkor ezt a 2 perces szabályt neked találták ki. De nem csak ezt, hanem a Hatékonyabb énem Szikra online kurzust is neked állítottam össze, hogy hasznos, egyedi és izgalmas módszerekkel segítselek a produktívabb, elégedettebb, szervezettebb életedhez vezető úton. Iratkozz be most és kezdd el, végezd el bármikor, a te időbeosztásodhoz igazodik a kurzus
Photo courtesy of Gratisography
Találd meg a neked való kurzust és fejleszd magad kreatívan!
